💡 Kluczowe wnioski

  • Zgłoszenie wierzytelności w KRZ to czynność formalna — liczą się dane, dowody i termin, a nie „opis sytuacji”.
  • Najpierw przygotuj saldo i dokumenty, dopiero potem wypełniaj formularz — większość błędów bierze się z pośpiechu.
  • Jeżeli nie jesteś ujęty w spisie albo kwota jest zaniżona, problem zwykle zaczyna się od braków w dowodach lub złego opisu podstawy.
  • Po wysłaniu zgłoszenia monitoruj dalszy bieg sprawy — to, że „złożyłeś”, nie oznacza jeszcze, że wierzytelność zostanie uznana.

Jak zgłosić wierzytelność w KRZ?

Od kilku lat większość postępowań restrukturyzacyjnych i upadłościowych toczy się cyfrowo w systemie KRZ (Krajowy Rejestr Zadłużonych). Dla wielu wierzycieli pierwsza styczność z KRZ jest zaskoczeniem: nie ma „papieru”, a jeden błąd w polu kwoty albo załącznikach potrafi realnie osłabić Twoją pozycję w sprawie.

Ważne: Zgłoszenie wierzytelności ma sens tylko wtedy, gdy jest terminowe i kompletne. Najpierw sprawdź obwieszczenia i terminy w sprawie — w tym pomaga poradnik: ogłoszenia syndyka — gdzie znaleźć i jak czytać.

Jeśli potrzebujesz wsparcia strategicznego w tematach restrukturyzacyjnych (również od strony wierzyciela), warto oprzeć się na liczbach, dokumentach i terminach — a nie na intuicji.

Kiedy trzeba zgłosić wierzytelność, a kiedy wystarczy kontrola spisu

To, czy „składasz zgłoszenie”, zależy od rodzaju postępowania i Twojej roli w nim. W uproszczeniu:

  • w upadłości wierzytelności co do zasady zgłasza się w KRZ,
  • w niektórych postępowaniach restrukturyzacyjnych (np. sanacja) również występuje formalny tryb zgłaszania,
  • w innych trybach restrukturyzacyjnych częściej spotkasz sytuację, w której kluczowa jest weryfikacja spisu i reakcja na błędy.

Jeśli mylisz pojęcia i tryby, warto zacząć od porównania: upadłość a restrukturyzacja — najważniejsze różnice. To porządkuje, kiedy zgłoszenie jest „obowiązkową ścieżką”, a kiedy decydują inne narzędzia.

Co przygotować przed wejściem do KRZ (checklista wierzyciela)

Zanim zaczniesz wypełniać formularz, przygotuj:

  • dane dłużnika (NIP/KRS, nazwa),
  • podstawę wierzytelności (umowa/zamówienie, faktury, protokoły, korespondencja),
  • saldo: kapitał, odsetki, ewentualne koszty, potrącenia i płatności częściowe,
  • termin wymagalności (od kiedy dłużnik jest „w zwłoce”),
  • informacje o zabezpieczeniach (hipoteka, zastaw, gwarancja, poręczenie, weksel),
  • dowody wykonania świadczenia (to one najczęściej rozstrzygają spór).
Co wpisujesz w KRZ Skąd to bierzesz Na co uważać
Kwota główna Faktury/umowa + historia płatności Korekty, kompensaty, płatności częściowe.
Odsetki Wyliczenie na podstawie terminu wymagalności W wielu sprawach odsetki są przedmiotem sporu, więc liczy się precyzja i podstawa.
Podstawa wierzytelności Umowa/zamówienie, WZ, protokół odbioru Brak dowodu wykonania często kończy się wpisem jako „sporna”.
Zabezpieczenia Umowy zabezpieczeń, wpisy Nieprawidłowe oznaczenie zabezpieczenia osłabia pozycję wierzyciela.

Krok po kroku: jak zgłosić wierzytelność w KRZ

Poniższy schemat jest praktyczny i działa w większości spraw:

Dostęp do systemu i identyfikacja

Zaloguj się do KRZ (Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany) i upewnij się, że działasz jako właściwy podmiot (firma/osoba fizyczna). Jeśli zgłaszasz wierzytelność „z ramienia firmy”, sprawdź, czy masz właściwe umocowanie.

Wyszukanie postępowania

Wyszukaj dłużnika po NIP lub KRS i otwórz właściwą sprawę. W praktyce najczęstszy błąd to wejście w „inną” sprawę tej samej firmy (np. inny tryb albo inne postępowanie).

Wypełnienie formularza zgłoszenia

Wypełnij pola w sposób możliwie prosty:

  • jedno roszczenie = jeden logiczny opis podstawy,
  • kwoty rozbijaj zgodnie z formularzem (kapitał, odsetki),
  • wskazuj daty (wymagalność, okres naliczania odsetek).

Załączniki – ważniejsze niż opis

W KRZ zwykle nie wygrywa „ładny opis”, tylko dokumenty. Najczęściej potrzebujesz:

  • umowy/zamówienia,
  • faktur,
  • dowodu wykonania (WZ, protokół odbioru, potwierdzenie dostawy/usługi),
  • potwierdzeń płatności (częściowych), korekt i kompensat,
  • korespondencji potwierdzającej uznanie długu (jeśli jest).

Podpis i wysyłka

Podpisz i wyślij zgłoszenie. Po wysyłce zachowaj potwierdzenie złożenia (to Twój dowód terminu).

Jak uniknąć wpisu jako „wierzytelność sporna”

Wierzytelność staje się sporna najczęściej wtedy, gdy:

  • brakuje dowodu wykonania świadczenia,
  • saldo „nie zgadza się” przez korekty lub kompensaty,
  • odsetki są naliczone nieprecyzyjnie albo bez podstawy,
  • podstawa prawna/umowna jest opisana zbyt ogólnie.

Dlatego w praktyce warto dołączyć minimum dowodowe „na start”, zamiast liczyć, że „dostaniesz wezwanie do uzupełnienia”.

Terminy, egzekucja i presja czasu

Wielu wierzycieli trafia do KRZ dopiero wtedy, gdy dłużnik jest już w restrukturyzacji albo „na granicy” upadłości i pojawia się egzekucja. Wtedy trzeba działać równolegle: zgłoszenie (jeśli wymagane) i zabezpieczenie interesów w bieżących działaniach.

Jeśli chcesz zrozumieć, kiedy restrukturyzacja realnie ogranicza egzekucję i co to oznacza dla wierzyciela, zobacz: czy restrukturyzacja wstrzymuje egzekucję komorniczą.

Co dalej po zgłoszeniu: spis, sprzeciw i głosowanie

Zgłoszenie to dopiero początek. Potem liczy się, czy wierzytelność zostanie uznana w spisie i jak zostanie potraktowana w układzie (jeśli postępowanie zmierza do układu). W praktyce część wierzycieli odzyskuje pieniądze dopiero wtedy, gdy aktywnie ocenia propozycje układowe i podejmuje decyzję głosowania.

Jeżeli jesteś na etapie „układ czy nie”, uporządkuj kryteria na chłodno: czy warto głosować za układem w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy mogę zgłosić wierzytelność „papierowo” lub mailem?

W praktyce liczy się zgłoszenie w KRZ w formie przewidzianej dla danego postępowania. Papierowe zgłoszenia zwykle nie wywołują skutków, dlatego nie warto ryzykować „na skróty”.

Co jeśli nie mam wszystkich dokumentów w dniu składania zgłoszenia?

Priorytetem jest termin i minimum dowodowe: dokumenty potwierdzające podstawę oraz wykonanie świadczenia. Braki w dowodach zwiększają ryzyko wpisu jako „sporna”, dlatego warto uzupełniać komplet jak najszybciej.

Jak liczyć odsetki do zgłoszenia?

Najczęściej liczy się je od dnia wymagalności do dnia wskazanego przepisami lub dokumentami sprawy (w praktyce ważna jest data otwarcia postępowania). Jeśli masz wątpliwości, lepiej podeprzeć wyliczenie konkretną podstawą i datami niż wpisywać kwoty „na oko”.

Czy mogę zgłosić kilka faktur jako jedną wierzytelność?

Zwykle tak, o ile mają wspólną podstawę i potrafisz jasno wykazać saldo. W praktyce najważniejsze jest, żeby po drugiej stronie dało się łatwo zweryfikować kwotę z dokumentów.

Co oznacza, że wierzytelność jest „sporna”?

Najczęściej oznacza to, że dłużnik albo organ postępowania kwestionuje podstawę, kwotę lub część składników (np. odsetki). Przyczyną bywa brak dowodu wykonania, rozbieżne saldo albo nieprecyzyjne naliczenia.

Czy spóźnione zgłoszenie ma sens?

Zależy od sprawy. Spóźnienie zwykle zwiększa koszty i ryzyka (a czasem ogranicza wpływ na przebieg postępowania). Dlatego lepiej działać na podstawie terminów z obwieszczeń i nie zostawiać zgłoszenia na ostatni dzień.

Czy wierzyciel zabezpieczony (hipoteka, zastaw) zgłasza wierzytelność inaczej?

W praktyce kluczowe jest prawidłowe wskazanie zabezpieczenia i dołączenie dokumentów. Błędne oznaczenie zabezpieczenia potrafi osłabić Twoją pozycję, dlatego ten element warto przygotować szczególnie starannie.

Co po zgłoszeniu — czy muszę coś jeszcze robić?

Tak, warto monitorować sprawę: spis wierzytelności, korespondencję, terminy oraz ewentualne propozycje układowe. Samo złożenie zgłoszenia nie gwarantuje uznania wierzytelności ani spłaty.

System KRZ nie wybacza błędów, ale da się go „oswoić” dobrym przygotowaniem: saldo, dokumenty, termin i prosty opis. Jeśli to dopniesz, zwiększasz szanse, że Twoja wierzytelność będzie uznana i realnie uwzględniona w dalszym przebiegu sprawy.